Pandemi etkisiyle birçok kurum çalışma düzeninde değişikliğe gitmeye devam ediyor. Vodafone da bu dönüşüme ayak uydurarak 1 Eylül itibariyle kalıcı olarak hibrit çalışma düzenine geçen organizasyonlar arasında yerini aldı. Sürece dair detayları Vodafone Türkiye İcra Kurulu Başkan Yardımcısı Bülent Bayram ile konuştuk.
Kalıcı olarak hibrit çalışma düzenine geçiş kararını nasıl aldınız? Pandemi öncesi de Vodafone’da daha küçük çapta böylesi düzenlemeler mevcut muydu?
Pandemi döneminde her şirket gibi bizim de birinci önceliğimiz, çalışma arkadaşlarımızın, ailelerinin ve sevdiklerinin sağlığını ve güvenliğini korumak oldu. Virüsün tespit edildiği ilk günden itibaren çalışanlarımızı düzenli ve şeffaf bir biçimde bilgilendirdik, farkındalık ve bilinçlendirme çalışmaları yaptık. Virüsün ülkemizde de görülmesiyle birlikte önlemlerimizi artırdık ve evden çalışma, online toplantı, seyahat kısıtlaması gibi pek çok uygulamayı hayata geçirdik. Hazırlıklarımızı tamamlayarak mümkün olan tüm birimlerimizi evden çalışmaya yönlendirdik. Sadece birkaç haftada tüm müşteri hizmetleri ekibimizi evden çalışma modeline geçirdik.
Bu dönemde, uzaktan çalışmayı destekleyen araçlar sunmayı ve evden çalışırken sağlığımızı korumayı en önemli odak alanları olarak belirledik. Evden çalışmayı destekleyen teknolojilerimiz sayesinde faaliyetlerimize kesintisiz devam ettik. Vodafone olarak dört yıl önce haftada bir gün evden çalışma uygulamasına geçmiştik. Önceki uygulamamızda yaptığımız gibi, pandemi döneminde de şirkete uzaktan bağlanıp işlerimizi sürdürdük. Mevcut mobil uygulamalarımız ve online platformlarımız sayesinde çalışanlarımızla sürekli olarak açık ve şeffaf diyalog halinde olduk.
Pandemi sonrası süreçte hibrit çalışma sisteminin yaygınlaşacağını düşünüyoruz. Ekibin bir kısmının evden çalıştığı, bir kısmının ise sahada hareket halinde olduğu, bununla birlikte iki tarafın da entegre çalıştığı ve birbirini beslediği bir düzen oluşacak. Nereden çalıştığınızın çok önemi olmayacak ve kişiye özel şekillenen istihdam politikaları yaygınlaşacak. Dolayısıyla, biz de yeni dönemde hibrit çalışma şeklini en iyi şekilde uygulamaya odaklanacağız.
Hibrit düzene 1 Eylül itibarıyla geçtiğinizi biliyoruz. Burada nasıl bir kurgu planladınız? Tüm departmanlar sisteme dahil mi?
Mart 2020 itibarıyla merkez ofis çalışanlarımız ve müşteri hizmetleri ekibimiz dahil tüm şirketimiz uzaktan çalışma düzenine geçti. Eylül 2020’de müşteri hizmetlerimizin pandemi sonrasında da kalıcı olarak uzaktan çalışacağını duyurduk. Eylül 2021 itibarıyla da diğer çalışanlarımız için hibrit çalışma modelini kalıcı hale getirdik.
Hibrit modelde çalışma arkadaşlarımız zamanlarının ne kadarını uzaktan, ne kadarını ofislerde geçireceklerini kendi işlerinin gereklilikleri ve kişisel tercihlerine bağlı olarak belirlemekte özgürler. Ofislerimiz, standart mesai saatleri içinde bulunduğumuz bir alan olmaktan çıktı. Merkez ve bölge ofislerimiz, çalışanlarımızın işbirliği, inovasyon, sosyalleşme amacıyla bir araya geldikleri buluşma noktalarına dönüştü.
Gerek pandemi dönemindeki deneyimimiz gerekse çalışanlarımızdan aldığımız geribildirimler yeni çalışma modelinde bize yol gösterdi. Çalışan deneyimini ve esnekliği merkezine alan, uzaktan çalışmanın verimliliği ile ofislerde çalışmanın sinerjisini harmanlayan bir model uyguluyoruz. Bu modelle, uzaktan çalışmanın getirdiği özgürlük ve verimliliği, ofislerde olmanın getirdiği ortak çalışma kültürü ve sosyal ortam ile entegre ediyoruz. Çalışanlarımıza hem uzaktan çalışma hem de inovasyon, ortak akıl üretme, ekiplerarası sosyal etkileşim için ofislerimizi kullanma imkanı sunuyoruz. Amacımız, evdeki verimlilik ve ofisteki işbirliğinin sinerjisini en üst seviyeye çıkarmak. Hibrit modelin, çalışan motivasyonu ve verimliliğini pozitif yönde etkileyeceğini düşünüyoruz.
Haftanın beş günü ofis binalarında olması gereken çalışma arkadaşlarımız, tamamen uzaktan çalışan müşteri hizmetleri yetkililerimiz ve ofis binalarımızda sınırlı zaman geçiren teknoloji ve satış saha ekiplerimiz hibrit modelin dışında kalan gruplar.
Çalışanlara sunduğunuz yan haklar/desteklerde bir değişime gittiniz mi?
“Uzaktan çalışır yakından ilgileniriz” anlayışını benimsiyoruz. Uzaktan çalışma döneminde çalışanlarımız için bazı yeni yan haklar ve destek paketleri tanımladık. Pandemi döneminin en başında ofisteki sandalye, monitör, aydınlatma gibi ergonomi ekipmanlarını dileyen çalışanlarımızın evlerine yolladık. Bir sonraki aşamada evlerde doğru çalışma ortamını sağlamak için tüm çalışanlarımıza 2 bin TL değerinde Ergonomi Hediye Çeki hediye ettik. Mimari Destek programını hayata geçirerek çalışanlarımızın evlerindeki ergonomik ortamı sağlamalarına destek verecek şekilde danışmanlık sağladık. Tüm çalışanlarımızın evlerine çalışma deneyimlerini destekleyecek ürünleri içeren “Uzaktan Çalışma Kiti” gönderdik. Özellikle dijital toplantılardaki deneyimi iyileştirmek üzere kulaklık dağıttık. Çalışma arkadaşlarımızın esnek bir şekilde diledikleri restoranda kullanabilecekleri dijital yemek kartı uygulamasına geçtik. Uzaktan çalışma modeliyle uyumlu olacak şekilde çalışanlarımız için spor, psikoloji, beslenme ve sağlık alanlarına yatırımlar yaptık. Hibrit çalışma modeline geçişle birlikte çalışanlarımıza mobil ve data internet paketi, evde internette indirim, ring servis ve ulaşım ödeneği gibi imkanlar da sunuyoruz.
Hibrit düzende iş takibi nasıl sağlanıyor? Bu noktada özel yazılımlar ya da programlar var mı?
Hibrit çalışma düzeninde arkadaşlarımızın ofislere gelişlerini kolayca planlamalarını sağlayacak bir mobil uygulama hayata geçirdik. OneApp adlı bu uygulamaya, ofislerimizde masa, toplantı odası ve otopark kullanımını planlamayı sağlayan rezervasyon sistemi entegre ettik. Bu sistemde çalışanlarımız bir hafta önceden rezervasyona açılan masaları kendileri veya ekip arkadaşları için yarım veya tam gün olarak rezerve edebiliyor. Proje grupları oluşturarak, birlikte çalıştığı kişilerin veya ekibin rezervasyonlarını uygulama üzerinden takip edebiliyor. Sosyalleşme alanları ve anlık kullanım için ayrılmış müsait masalar için rezervasyon gerekmiyor. Bu uygulama üzerinden servis rezervasyonu da yapılabiliyor. Çalışanlarımız bir haftalık ofis programlarını, hangi servise hangi saatte bineceklerini önceden sisteme girebiliyorlar. Bir sonraki aşamada, çalışanlarımızın restoran, park alanı ve kuaför kullanımlarını da rezervasyon sistemi üzerinden planlamalarını hedefliyoruz.
Hibrit çalışmanın kuralları nedir? Hibrit çalışmada nelere dikkat edilmeli?
Pandemi, “Ofiste olmak başarı göstergesidir, çalışanların verimliliğini görerek sağlayabilirim” anlayışını ortadan kaldırdı. Çalışanlarıyla uzaktan da iletişim kurabilen; zamandan ve mekandan bağımsız, çıktı ve iş odaklı çalışan; çalışanını da böyle motive eden liderlere ihtiyaç var. Önemli olan, psikolojik güveni sağlayıp iş çıktılarına dayalı bir ortam yaratmak. Bir çalışan, ister evinde ister ofiste çalışsın, iş çıktılarını zamanında ve mutabık kalınan şekilde iletiyorsa, benim için başarılıdır. Önemli olan, çalışanın motivasyonu, şirkete bağlılığı ve bir sonuç üretmesi. Dolayısıyla, hibrit çalışmanın birinci kuralı, karşılıklı güven ortamının tesis edilmesi.
Bununla birlikte, tüm ekibin dikkat etmesi başka kurallar da söz konusu. Örneğin, gerek Vodafone hub kullanımını düzenli olarak deneyimleyebilmemiz, gerekse paydaş, iç-dış müşteri ihtiyacı, kriz gibi gerekli olan durumlar için ofis alanlarına ulaşabilir olmalıyız. Bu nedenle, hibrit modelde tüm çalışma arkadaşlarımızın bağlı bulundukları ofis binalarının olduğu şehirde ikamet etmeleri son derece önemli.
Çalışma arkadaşlarımız ayrıca, ilerleyen dönemde İstanbul’un çeşitli lokasyonlarında bulunacak paylaşımlı ofisleri de kullanabilecek. Paylaşımlı ofisler sayesinde, çalışanlarımıza ayda ortalama 2-3 gün İstanbul’un diledikleri bir yerinde ya da evlerine en yakın noktada bulunan paylaşımlı ofiste çalışma imkanı sunacağız. Önerimiz, paylaşımlı ofislerin bireysel çalışma ve az katılımcılı toplantılar için kullanılması.
Hibrit modelde esnek mesai saatlerimiz 8:00-17:00 ve 9:00-18:00, resmi toplantı saatlerimiz ise 9:00-12:00 ve 13:00-17:00 arası. Tüm çalışma arkadaşlarımızın bu saatlerde toplantılar için uygun olmalarını bekliyoruz. Çalışma arkadaşlarımız; yöneticileri, ekipleri ve paydaşları ile anlaşarak kendi toplantı programlarına göre esnek bir şekilde günlerini planlayabiliyor.
Çalışma arkadaşlarımızın sağlıklı ve zinde olmalarına katkıda bulunmak amacıyla toplantı düzenimizde de yeniliğe gittik. “Cuma Kafası” dediğimiz bu yeni düzenle, her cuma öğleden sonraları iş toplantılarımızı bir yana bırakıyoruz. Bu aralıkta, çalışanlarımızın kişisel gelişim, inovasyon ve ekip ruhuna odaklanmalarını teşvik ediyoruz. Ayrıca, toplantı zamanımızı da maksimum 45 dakika olarak belirledik. Toplantı aralarında minimum 15 dakika ara verilmesini sağladık.
Önümüzdeki süreçte Vodafone’un ajandasında başka değişim/dönüşüm planları mevcut mudur?
Pandemi günlerinde sunduğumuz evden çalışma imkanı, müşteri hizmetleri ekibimizin tamamen evden çalışmaya geçerek çalışan bazını tüm Türkiye’ye yayması, tesis ettiğimiz psikolojik güven, toplantısız günler ve ergonomik ev-ofis desteği gibi uygulamalar konusunda çalışanlarımızdan aldığımız geribildirimler, doğru yolda olduğumuzu gösteriyor ve bizi gururlandırıyor. Hibrit modelde de çalışan deneyimini sürekli iyileştirmeye yönelik çalışmalarımız devam edecek.
