Yaşadığımız günler krizlerin bir “eğer” değil, sadece “ne zaman” meselesi olduğunu bizlere acı tecrübelerle hatırlatıyor. Dünya çapında yüz binlerce iş yeri kapanırken, işsiz insanlar ordusuna her gün milyonlar ekleniyor. Oysa krizlere hazırlıklı olmak ve bu dönemlerde olası kayıpları en aza indirmek her zaman mümkün. Bunun kilit noktası “aşılı” olmaktan geçiyor. Krizlerin aşısıysa gerçekçi bir yaklaşımla hazırlanacak simülasyonlar.
İster kamu ister şirket veya organizasyon isterse de büyük bir devlet olsun her kesimin krizlere yönelik planı olması gerekiyor. Ancak bu tek başına bir çare olmaktan çok uzak. Bu planın test edilmeye, yani gerçek duruma en yakın koşullarda denenmesine, eksikliklerinin önceden görülüp revize edilmesine ihtiyaç var.
Simülasyon dediğimiz şey, aslında mevcut planların belirli bir senaryo dahilinde oyunlaştırılmasından başka bir şey değil. Bu plan kimi zaman bir afet/acil durum planı, kimi zaman iş sürekliliği yönetimi planı veya bir devletin askeri savunma planı olabilir. O plana uygun bireysel eğitimleri, fonksiyon alanları (birim içi) eğitimini ve kurumsal eğitimleri almış her çalışan ister kurum ister işletme olsun simülasyonu icra eden makamın gözetiminde bu en üst seviyedeki toplu eğitimle kişisel yeterliliğini ve kurum içi etkinliğini test edebilir. Fonksiyon alanları, birimler arası uyum ve koordinasyon denenebilir. Daha da üst seviyeden bakacak olursak şirketin mevcut krize hazırlık planlamalarının ne derece uygulanabilir olduğu şeffaf bir şekilde görülebilir.
Bugün Fortune 500 listesinde yer alan şirketlerin pek çoğu masa başı simülasyonlardan (TTX: tabletop exercises) tam katılımlı simülasyonlara (full scale exercises) kadar değişik ölçeklerdeki uygulamalardan azami ölçüde yararlanıyor. Uç noktada bir örnek vermek gerekirse, Amerikan Hazine Bakanlığı bu yöntemi uzun bir süredir kullanıyor. Yine ABD Federal Acil Durum Yönetim Kurumu’nun (FEMA) sadece 2016 yılında 100’e yakın afet hazırlık simülasyonu yaptığını kayıtlarından öğreniyoruz. 2018 yılındaysa FEMA Ulusal Seviyede Hazırlık Tatbikatına (National Level Exercise) hükümet ve hükümet dışı organizasyonlar dahil 13 bin kişi katılıyor, 450 bin kişiyse simülasyonun hazırlık aşamasında bireysel eğitimden geçiyor. Yapılan hesaplamalar bu çabaların her sene en az on bin kişinin yaşamını kurtardığını ve milyonlarca dolarlık israfa engel olduğunu gösteriyor. Sağlık sektöründen başka bir örneğe bakalım. Johns Hopkins Sağlık Güvenliği Merkezi ev sahipliğinde Mayıs 2018’de gerçekleştirilen “CladeX - A Pandemic Exercise” adlı masa başı simülasyonda, bulaşıcı hastalık senaryosunun masaya yatırıldığını görüyoruz. Bu tatbikatın katılımcıları arasında aktif veya hâlâ görevde olan hükümet çalışanları, bürokratlar, yargı mensupları ve sağlık çalışanları bulunuyor. İşin ilginç yanı, yaşadığımız pandemi esnasında ABD’de ortaya çıkabilecek aksaklıkların birçoğu o zamandan simülasyonlar yoluyla görülüyor ancak bunlar sadece tavsiye kararı olarak kalıyor. Sağlık Bakanlığımız da henüz geçen yıl hazırladığı Ulusal Pandemi Hazırlık Planı’yla tatbikatların önemine vurgu yapıyor. Estonya gibi kimi ülkelerin veya NATO gibi oluşumların siber güvenlik simülasyonları için ciddi yatırımlar yaptığını da açık kaynaklardan biliyoruz.
Bir simülasyonun gerek planlama gerekse uygulama aşamaları ciddi bir gayret ve büyük bir bütçe gerektiriyor. Bu sebeple kurum ve şirketlerce tam katılımlı simülasyonlar yerine karar vericilerin eğitimini merkezine alan masa başı simülasyonlar daha sık tercih ediliyor. ABD’nin önemli şirketleri bu simülasyonlar için 1 milyon dolar gibi büyük bütçeleri göze alabiliyor çünkü yanlış bir karar veya planın maliyetinin bu meblağdan çok daha fazla olacağını biliyorlar.
Konu ister basit bir yangın ister karmaşık siber savunma olsun, her simülasyonun yapısı genellikle şu dört aşamadan oluşuyor. Hazırlık, planlama, uygulama ve değerlendirme.
Hazırlık. Her tür hazırlık öncesinde niyetle başlar. Kurum veya şirketin öncelikle samimi bir şekilde iyisi ve kötüsüyle simülasyonun sonuçlarını kabul etme gücünü göstermesi gerekiyor. İnanmış ve adanmış liderliğin farkı burada ortaya çıkıyor. Basit ifadeyle, İş Sürekliliği Yönetim Planını bir duvar süsü olarak görmenin ötesinde, acı reçete olarak kabul etmek ve ona uygun davranmak önem kazanıyor. Yapılan araştırmalar İş Sürekliliği Planına sahip işletmelerden yüzde 39’unun bu planlarını test etmediğini gösteriyor. Kimi yöneticiler için “tasarruf edilebilir” bir kalem olarak görülen simülasyonlar, gerçek liderliğin en etkin krize hazırlık argümanına dönüşüyor.
Planlama. Simülasyonun en karmaşık evresidir. Senaryo, zaman çizelgesi, ara ve ana durumlar, irtibatlar, görevler, idari hususlar gibi sayısız detayın kağıt üzerine aktarıldığı aşamadır. Belirlenen eğitim hedeflerine göre tamamlayıcı eğitimlerle lider personel eğitimleri de bu aşamada eş zamanlı olarak planlanır ve uygulanılır. Buradaki amaç, simülasyona konu olan plan hakkında her seviyede bir farkındalık oluşturmak ve aşama aşama her seviyeyi simülasyona hazırlamaktır.
Uygulama. Simülasyonun seviyesine göre yarım gün veya birkaç iş günü süren hazırlık aşamasında belirlenen simülasyon hedeflerine göre yazılmış senaryonun oyunlandığı bölümdür. Süre içinde ana ve ara durumlar vasıtasıyla çeşitli olaylar simüle edilir. Çalışanın reaksiyonları, karar vericilerin gelişen durumlar karşısındaki tepkileri görülür. Aslında bu kısım, en üst seviyede bir eğitimdir. Gerek görüldüğü taktirde oyunlama durdurulur ve uzman danışmanlar vasıtasıyla yerinde düzeltmeler yapılır.
Değerlendirme. Simülasyon sonrası, hazırlık aşamasında belirlenmiş ve uygulamaya bizzat katılmış hakem heyetince yapılan bir çeşit “geribildirim”dir. “Ne oldu?” ve “Nasıl olmalıydı?” sorularının sorulduğu ve bunların cevapların arandığı bölümdür. Bu aşamanın samimiyetle yapılması simülasyon planın başarısını, eğitimlerin yeterliliğini veya karar mekanizmalarının etkinliğini ortaya koyması bakımından son derece önemlidir.
Simülasyonların ülkemizde yerleşik ve kabul edilmiş bir eğitim türü olduğunu söylemek oldukça güç. Ciddi bir deprem kuşağı üzerinde olmamız, ekonomik anlamda yaşanan dengesizlikler, siber saldırıların günden güne artması ve küresel felaketlerin ülkemize yansıması gibi kritik olayları göz önündeæ bulundurduğumuzda simülasyonların yaygın olarak uygulanmaması gerçekten şaşırtıcı. Bir simülasyon kültürü oluşturmak ve geliştirmek, “bir planı olan” her kesimin ciddiye alması gereken bir öncelik gibi görünüyor. Yaşadığımız pandemi krizinin biz insanlığa öğreteceği belki de en önemli ders krize hazırlanmanın kağıt üzerinde değil, bizzat gerçek koşullara en yakın uygulamalarla yapılması gerektiği olacak. Son sözü ben değil, Benjamin Franklin söylesin:
“Hazırlanmakta başarısız olursanız başarısızlığa hazırlanırsınız.”
