Genel müdürlük operasyonlarındaki 5 bin 500 çalışanıyla yalın çalışma modelini kalıcı hale getiren Yapı Kredi, önümüzdeki dönemde bu modeli diğer birimlerinde de yaygınlaştırmayı planlıyor. Modelin uygulanmasıyla gerek çalışan performansı gerek sürdürülebilirlik tarafında önemli oranda verimlilik sağladıklarını ifade eden Yapı Kredi Genel Müdür Yardımcısı Hakan Alp, yeni çalışma modeliyle yöneticiliğin tanımının da değiştiğini belirtiyor.
Yapı Kredi olarak Türkiye’de kurumsal ölçekte yalın çalışmanın öncülüğünü yaptınız. Operasyonun detaylarına girmeden evvel, öncelikle bu uygulamaya nasıl karar verdiniz? Pandemi öncesinde böyle bir uygulama olasılığı gündeminizde var mıydı? Karar aşamasında karşılaştığınız zorluklar oldu mu?
Tüm dünyayı derinden etkileyen Koronavirüs (Covid-19) salgını, yaşamın pek çok alanında hem bireyleri hem de kurumları farklı çözümleri düşünmeye ve bunları hızla hayata geçirerek yeni yapıya adapte olmaya yöneltti. Bu açıdan, pandeminin başından beri yeni bir dünya ve dolayısıyla yeni bir iş düzenine geçiş dönemini yaşıyoruz. Biz de bu geçiş sürecinde en hızlı uyum sağlayan kurumlardan biri olmayı başardık. Tüm Genel Müdürlük ve çağrı merkezi çalışanlarımızı kapsayacak şekilde yeni çalışma düzenini hayata geçirmeye başlayan ilk banka olduk.
Yapı Kredi olarak teknolojik altyapı çalışmalarımıza çok önceden başlamıştık. Sağlamlaştırdığımız altyapımız, ülkemizde ilk vakanın açıklanmasıyla birlikte hızla evden çalışma modeline geçmemize olanak tanıdı. İlk etapta, Yapı Kredi Müşteri İletişim Merkezi’nde çalışan bin 400 kişilik ekibimizi çok kısa bir sürede tamamen evlere taşıdık. Hâlihazırda 8 binden fazla Yapı Kredili, geçtiğimiz senenin Mart ayından bu yana sorunsuz bir şekilde evden çalışmaya devam ediyor. Takip eden aylarda ise güçlü teknolojik altyapımızla birlikte bu sistemi “Yalın Çalışma” düzeniyle kalıcı hale getirmeye karar verdik.
Yeni dünyanın şifrelerinden biri de hibrit modellerde yatıyor. Biz de genel müdürlük ekipleri ile Yapı Kredi iştiraklerinde uygulanacak verimlilik temelli “Yalın Çalışma” modeliyle, uzaktan ve ofisten çalışmanın mümkün olacağı bir hibrit model ile daha dinamik bir dünyaya geçiş yapmaya başlıyoruz.
Bankacılık sektörü yoğun regülasyonlara tabi bir alan. Globaldeki diğer bankaların da bu nedenle uzaktan çalışma modeline geçişe yönelik çözüm arayışında olduklarını biliyoruz. Yalın modele geçmeden önce nasıl bir ön çalışma gerçekleştirdiniz? Bu süreçte iş birliği yaptığınız farklı departmanlar oldu mu? Özellikle teknolojik altyapı konusunda hassasiyetleriniz nelerdi?
Yalın Çalışma modelimizi oluşturmak için İnsan Kaynakları ve Süreç Yönetimi departmanlarımızdan oluşan bir çevik ekip oluşturduk. Her grubun ihtiyaçlarına göre, ilgili departmanlarla gerçekleşen uzun görüşmeler sonucunda bir planlama yaptık. Bir yönetim biriminin içindeki müdürlüklerin bile farklı çalışma dinamikleri olabiliyor. Bu nedenle fonksiyon bazında ve birlikte planlama yaptık. Bu doğrultuda ihtiyaçları belirleyerek çalışmalarımızı son haline getirdik.
Yalın çalışma modeline genel müdürlük operasyonlarınızla başladınız. Bugün için kaç Yapı Kredi çalışanı uzaktan çalışıyor? Hangi departmanlardaki çalışanların uzaktan çalışmasına öncelik verdiniz? Öncelikler nasıl belirlendi?
Genel müdürlükte bulunan ve sayısı yaklaşık 5 bin 500’den fazla olan çalışma arkadaşlarımızı, görev tanımları ve yaptıkları işin doğasına göre 3 gruba ayırdık. Bu grupları; tam zamanlı ofisten çalışma, dönüşümlü olarak ofisten çalışma ve esnek çalışma olarak belirledik.
Tam zamanlı ofisten çalışacak Yapı Kredililer, fiziksel olarak ofiste bulunmalarını gerektiren görevlere sahip çalışanlardan oluşuyor. Bankacılık mevzuatları ve yaptıkları iş gereğince, evden çalışamayacak olan bu grup, genel müdürlük çalışanlarımızın yüzde 28’ini oluşturuyor. Dönüşümlü olarak ofisten çalışacak Yapı Kredililer evde ve ofiste olacak şekilde hibrit bir modelle düzenli ve dönüşümlü şekilde çalışacaklar. Bu çalışma arkadaşlarımızın oranı ise yüzde 36. Esnek çalışacak Yapı Kredilileri de sürekli olarak uzaktan çalışan, ekip toplantısı gibi yüz yüze görüşülmesi gereken durumlarda genel müdürlük lokasyonlarına gelen çalışanlar olarak tanımlıyoruz. Bu süreçte ev ağırlıklı olarak esnek çalışma düzeninde olacak genel müdürlük çalışanlarımız ise yine yüzde 36 oranında. Ayrıca ofis düzenini de bu yeni çalışma modeline uygun olacak şekilde yeniden tasarlıyor ve değiştiriyoruz.
Şubelerdeki çalışanlar ya da diğer kritik çalışma alanlarını da düşündüğümüzde modelin diğer bölümlere yaygınlaştırılması devam edecek mi? Bu uygulamanın önündeki challenge’larınız neler?
Pandemi sonrası evden çalışma modelinin hayatımıza girmesi ile birlikte çoğu kurum “Performansları nasıl ölçeceğiz? Çalışanların bilgisayarı 09.00’da açtığından nasıl emin olacağız?” gibi konulara odaklanmaya başladı. Yalın çalışmada en büyük zorluğun bu konular olduğunu değerlendiriyorlar ama atladıkları çok önemli iki nokta var. Çalışanların yalın çalışma modelinde kurum kültürünü hissetmelerini sağlamak ve yöneticiliğin tanımının ne olacağını, yöneticilerden beklentilerin ne olacağını belirlemek en çok öne çıkan iki konu. Bunların yanı sıra, iş sonuçlarına dayalı performansı ölçmek için ekran kontrolü yapmaya ne gerek var ki? Tüm kurumlar için en büyük zorlukların bu konular olduğunu düşünüyorum. Biz tüm bu hususlar üzerinde titizlikle çalışıyoruz.
Yalın çalışma modelini hem operasyonel maliyetler hem de çalışan verimliliği açısından değerlendirir misiniz? Uzaktan çalışmaya geçtiğinizden bu yana neler değişti, ne gibi avantajlar sağlandı?
“Yalın Çalışma” modelimizin temelinde verimlilik yatıyor. Bu doğrultuda geçen senenin Mart ayından itibaren 8 binden fazla Yapı Kredilinin sorunsuz bir şekilde evden çalışmasını sağlayarak, her ay yolda harcanan 350 bin saatten fazla süreden tasarruf edilmesine yardımcı olduk. Bu, sadece zaman tasarrufu değil, aynı zamanda iş-özel yaşam dengesinin kurulmasına yardımcı olduğumuz bir yatırım oldu.
Uzaktan çalışmayla birlikte ekran karşısında bulunduğumuz saatler arttı. Bunun önüne geçebilmek, ekran yorgunluğunu azaltabilmek ve ekiplerimizin daha verimli çalışabilmelerini sağlayabilmek için toplantısız saatler uygulamamızı hayata geçirdik. Bunun yanı sıra toplantılarımızın sürelerini de 40 dakika olarak belirledik. Tüm bu uygulamalarımız sonucu çalışma arkadaşlarımızdan aldığımız geri bildirimler ve yaptığımız ölçümlemeler, verimlilik anlamında büyük bir artış yaşadığımızı gösteriyor.
Diğer yandan ofis mimarimizde yapılan düzenlemeler sonuçlandığında kişi başına ayırdığımız metrekare oranı yüzde 30 artmış ve sosyal mesafeye daha uygun bir ortam yaratılmış olacak. Bununla beraber evden çalışmanın avantajlarını da kullanarak toplam alanımızı da yüzde 20 oranına kadar düşürebileceğiz.
“Yalın Çalışma” düzeni ile verimliliğin yanı sıra çevresel sürdürülebilirliğe de katkı sağlıyoruz. Bu taraftaki verilere baktığımızda, evlerden çalışmaya başladığımız Mart ayından itibaren karbon ayak izimizi toplamda yüzde 12 oranında (8.498 ton CO2e) silmeyi başardığımızı görüyoruz. Üstelik dijitalleşmenin hızlanmasıyla birlikte hem gereksiz kullanılan kağıtların düşmesi hem de servis kullanımının azalması ile doğaya verilen zararı önemli ölçüde azaltıyoruz.
Yalın çalışmaya dahil olan çalışanlar ne gibi yeni yetkinliklere ihtiyaç duyuyor? Siz Yapı Kredi olarak bu yetkinliklerin geliştirilmesi/iyileştirilmesi adına ne gibi çalışmalar yapıyorsunuz?
Bu çalışma düzenine geçişte birincil önceliğimiz, her zaman olduğu gibi tüm Yapı Kredililerin sağlığı, motivasyonu, kişisel gelişimi ve huzuru oldu. Dolayısıyla bu alanlardaki çalışmalarımıza, pandemi döneminde de ara vermeden devam ettik.
Uzaktan çalışma düzenine ilk adımımızı atarken, Yapı Kredililerin bu yeni sisteme daha kolay adapte olabilmeleri için çeşitli çalışmalar yaptık. BizClub kapsamında psikologlarla hazırlanan çalışmaları düzenli olarak paylaştık. Çalışanlara öğle aralarını keyifli geçirmeleri için İlham Veren Sohbetler serisini başlattık. Mart 2020 itibariyle online etkinlikler, atölyeler, online yarışmalar ve turnuvalar düzenleyerek takım ruhunu da güçlendirmeye önem verdik. Yine bu dönemde mutluluk günü, dilek günü gibi umutlu olmak ve hayal kurmak mesajlarını da içeren toplam 31 özel gün iletişimi yaptık.
Çalışanlarımızın kişisel gelişimlerine katkı sağlamak üzere, “gelişim kataloğu” adında bir eğitim seti hazırladık. Burada sanal sınıflar, müfredat yapısına göre hazırlanmış video eğitimleri ve eğitimleri destekleyen kaynaklar ile çalışanlarımıza kesintisiz bir öğrenme deneyimi sunabiliyoruz. Dijital kütüphanem ile de Yapı Kredililerin gelişimlerine katkı sağlayacak zengin dijital içeriklere ulaşmalarını sağlıyoruz. Online eğitim platformumuz olan E-Akademi’de ise çalışanlarımızın hem mesleki ve yasal olarak zorunlu konularda hem de kişisel gelişime yönelik konularda, gelişimlerine katkı sağlayabilmek adına ihtiyaç duyabilecekleri uzaktan eğitimleri veriyoruz. Çalışanlarımız ayrıca, BizTube platformumuz ile kendi uzmanlık ve ilgi alanlarında videolar, BizCast platformumuz ile ise podcastler kaydedebiliyor ve bu içerikleri tüm Yapı Kredililer ile paylaşabiliyorlar.
Öte yandan tüm çalışanlarımızın olduğu gibi evden çalışan ekiplerimizin de sağlığını, güvenliğini ve memnuniyetini korumak en büyük önceliğimiz. Bu doğrultuda evden çalışan ekiplerimize talep etmeleri halinde maske ve eldiven gönderimleri gerçekleştiriyoruz. Ayrıca ekiplerimize sağlıklı bir çalışma ortamı sağlayabilmek adına da çalışmalarımız “Yalınlık Projesi” kapsamında devam ediyor. Evden çalışan ekiplerimize teknoloji kullanımları için destek paketi sunuyoruz. Ev ağırlıklı hibrit çalışan arkadaşlarımız için beraber çalışabilecekleri alanlar ve ortak kullanımda rezerv alanlar yaratıyoruz. Esnek çalışma prensipleri doğrultusunda diledikleri zaman ofise gelme imkânları devam edecek.
Yapı Kredi olarak pandemi sonrasına yönelik projeksiyonlarınız nedir? Yalın çalışmaya kalıcı olarak devam edecek misiniz?
İşin kolayı bir model oluşturup ilan etmek. Biz kurum kültürü ve değerlerimizi yansıtmak ve yaşatmak adına ofis birlikteliğinin önemini koruyacağına inanıyoruz. İş başı eğitimin önemi hem ilk işe girişte hem de yeni üstlenilen rol ve sorumluluklarda artacak. Dolayısıyla kurgunun bu hususları sağlayacak şekilde düzenlenmesi gerekiyor. Aşamalı olarak uygulamaya aldığımız bu proje kapsamında şu anda dönüşümlü olarak genel müdürlük ofislerini kullanıyoruz. Pandeminin gidişatına bağlı bir zamanlamayla modeli kalıcı olarak uygulamaya alacağız.
