Uzaktan çalışma sisteminde geçen iki yıllık bir sürenin ardından ofislere dönüş tam anlamıyla gerçekleşiyor. Bu süreçte yepyeni yetenekler, beceriler edinen ve iş yerine dair beklentileri değişen çalışanlar, ofislere iki yıl önce olduğu hali ile değil, yeni bir düzene geçerek başlangıç yapmak isteyebilir. FutureWise ve I-AM’in işbirliğiyle gerçekleşen “Future of Work” raporunun sonuçlarını incelemek amacıyla FutureWise Kurucu Ortağı Tutku Coşkun ve I-AM Kurucu Ortağı Emre Kuzlu ile işin ve çalışma modellerinin geleceğini mercek altına aldık.
Pandeminin hayatımıza girmesiyle çalışma modelleri de büyük bir değişikliğe uğradı. Uzaktan çalışma sistemi çalışanlar için temel anlamda hangi eğilimleri değiştirdi?
Tutku Coşkun: Bizim düşüncemize göre, uzaktan çalışma pratikleriyle birlikte çalışanlar açısından en belirgin hale gelen tema; “kontrol”. Çalışanlar, uzaktan çalışma pratiklerinin sağladığı esneklik ve özerklik ile kendi zamanları, yaşam ritimleri ve yaşam koşulları üzerinde daha fazla kontrole sahip olduklarını düşünüyorlar. Çalışanların işlerine ve iş tanımlarına ilişkin algıları ve tutumları da benzer bir dönüşümden geçiyor. Ne zaman, nerede ve nasıl çalışacağına ilişkin daha fazla kontrol sahibi olan çalışanlar ne üzerinde çalışacakları ve ne üretecekleri ile ilgili de söz ve yetki sahibi olmak istiyorlar. Bu, kurumlar açısından çalışanların farklılaşan ve çeşitlenen ihtiyaç ve beklentilerini işitmeye ve özellikle çalışma koşulları ile ilgili aktif ve açık bir iletişime hazır olmaları gerektiği anlamına geliyor. Araştırmalar, iş yerinde etki yaratma imkanı ve özerklik sağlanan çalışanların şirketlerin geleceğinde de daha aktif rol almaya hazır olduklarını ve sadakatlerinin de daha yüksek olduğunu gösteriyor. Bu açıdan, çalışanların artan kontrol ve etki talebinin, işlerimizin ve iş yerlerimizin geleceği açısından çok değerli bir fırsat sunduğunu düşünüyoruz.
Emre Kuzlu: I-AM olarak her sene yayınladığımız trend raporumuzu bu sene de pandemiden sonra değişen çalışma koşullarına uygun bakış açısı ile oluşturduk. Bizler hayatın her alanında olduğu gibi iş yerlerinde de topluluk haline gelmenin, “dördüncü alan” adını verdiğimiz dijitalleşmenin, empati kurmanın ve doğa ile ilişkimizi hayatımızın her alanına taşımanın öneminin yeni ofis mekanlarına da taşınması gerektiğine inanıyoruz. İnsandan ilham alan ve çalışanların beklenti ve ihtiyaçlarını bütünüyle kapsayan tasarımların hibrit çalışma düzenine geçen her şirket için en doğru yaklaşım olduğunu biliyoruz. Futurewise ile gerçekleştirdiğimiz çalışmanın amacı güçlü ve sürdürülebilir bir yaşam ve çalışma ekosistemi oluşturarak şirket kültürünü merkeze alan ve pandemiden etkilenen takım ruhunu yeniden canlandırıp ofis mekanlarını çalışanlar için parçası olmaktan mutlu olacakları deneyimlere dönüştürmek.
Hibrit çalışma ekosisteminin tasarımında iş yaşamını “fiziksel mekan”, “dijital arayüzler” ve “yeni deneyimler” eksenlerinde yeniden ele aldığınızı belirttiniz. Bu başlıklar çerçevesinde yaptıklarınızdan biraz bahsedebilir misiniz?
Tutku Coşkun: Biz yeni hibrit çalışma modellerindeki en temel unsurun “etkileşim” olduğunu düşünüyoruz. Organizasyonlar giderek artan şekilde birer bilgi ve iletişim ağına dönüşüyor. Bilginin oluşması, yorumlanması ve aktarılması için bu ağın çalışanlar arasındaki sürekli etkileşim ile canlı ve aktif tutulması çok kritik. Ofis mekanlarının ve dijital araçların da takımlar arasında etkili koordinasyonu artıracak, silolaşmayı ve izolasyonu önleyecek, yaratıcılığı destekleyecek etkileşimler sağlamak üzere yeniden düşünülmesi gerektiği düşüncesindeyiz. Yeni ofis mekanlarının çalışanların farklı tercihlerini kişisel ve odaklı çalışma, takım içi ve takımlar arası çalışmalar ve sosyalleşme gibi farklı modaliteleri desteklemesi gerektiğini düşünüyoruz. Bu çerçevede dijital araçların da yeni çalışma ekosistemine fiziksel deneyime alternatif olarak değil, kesintisiz çalışma deneyimini ve etkileşimi destekleyecek şekilde girmesi gerektiği kanaatindeyiz.
Emre Kuzlu: Yeni çalışan deneyiminin bir şirketin tüm katmanlarında bütünsel olarak tasarlanması gerektiğine inanıyoruz. Futurewise ile birlikte gerçekleştirdiğimiz çalışmada, tasarıma yön veren iş ve çalışan ihtiyaçlarını anladıktan sonra tasarım konseptini geliştirme noktasında tasarımını geliştirdiğimiz şirketin yaptığı iş ile çalışanlarının bu iş ile ilişkisini, çalışanların birbiriyle olan ilişkisini ve fiziksel alan ile ilişkilerini değerlendiriyoruz. Bu değerlendirmelerin sonucunda ortaya çıkan ihtiyaçları belirliyor, iş akışını ve çalışan memnuniyeti ve konforunu en verimli olacak şekilde tasarım yaklaşımını ortaya çıkartıyoruz. Amacımız çevik ve hibrit bir çalışma modeline en etkin biçimde hizmet edecek bir deneyim yaratmak. İşverenlerin hem yapılan işin türü (bu masa başı bireysel çalışma da olabilir dinamik bir takım çalışması da olabilir), hem de iş ve özel hayatın ihtiyaçlarını en dengeli biçimde yaşanmasına olanak sağlayan olanakları sunması gerekiyor. Elbette ki hibrit çalışmada dijital yetkinlikler de çok önemli ve tasarımlarımızda dijital çalışmalara olanak sağlayan araçlar ve alanlar konusunda işverenleri yönlendiriyoruz.
Hibrit çalışma modellerinde, fiziksel ve uzaktan çalışma modellerinden hangi parçaları bir araya getirmek ideal olur?
Emre Kuzlu: Pandemiden evvel birçok şirketin şirket kültürleri içerisine yerleştirdiği çevik çalışma modeli, yani hızla değişen yeni koşullara anlık tepki verebilme ve yeni koşullara uygun iş fırsatları yaratabilme anlayışı pandemide çok daha fazla önem kazandı. Pandemi ile birlikte çalışanlar uzaktan çalışma ve daha sonra da hibrit çalışma modeli kavramı ile tanıştılar. Bazı şirketler çalışma modellerini tamamen uzaktan çalışmaya yönlendirmiş olsalar da, birçok şirket çalışanlarının beklenti ve iş modellerinin ihtiyaçlarına uygun olarak hibrit bir yapıya geçtiğini biliyoruz. Bu da hem ofiste bulunan hem de uzaktan bağlanan çalışanların bir arada çalışabileceği alanlar ihtiyacını arttırdı. Pandeminin en büyük öğretilerinden biri uzaktan çalışmanın imkansız olmadığını göstermesi oldu ancak bu durum bireyler veya gruplar arası etkileşim ihtiyacı bulunan işlerde zorluklara yol açtı. Dijital araçlar bu süreçleri kolaylaştırsa da özellikle operasyonel rutin işler dışında yaratıcılık, bilgi paylaşımı ihtiyacı doğuran ve ortak akıl ihtiyacı bulunan proje çalışmalarında maksimum derecede verimliliği sağlayamadı. Tasarlardığımız interaktif çalışma alanlarında şirket çalışanlarının birbirlerini fikirleri ile besleyebileceği dinamik tasarımlara yer veriyoruz. Tasarım dilimizi bireylere ilham veren, insanı merkeze alan ve akıllı çözümleri baz alarak geliştiriyoruz.
Araştırma sonuçlarına göre, ortak bir fiziksel mekanda çalışmamak ne gibi dezavantajlara sebep olabilir? Bu sorunları çözmek adına ne gibi çözümler önerirsiniz?
Tutku Coşkun: Araştırmalarımız uzaktan veya hibrit çalışma modellerinde en fazla etki alan organizasyon unsurunun ‘takım’ olduğunu gösteriyor. Çevik çalışma modeli için takımlara yetki, otorite ve kaynak aktarılarak, hızlı karar almanın ve uygulamaların önünün açılması amaçlanıyordu. Ancak uzaktan çalışma, takımların hedef belirleme, hızlı karar alma ve kaynak aktarmak için kritik önemde olan ortak takım ruhu, dili ve uyum duygusu oluşturmasını güçleştirebiliyor. Fiziksel birlikteliğin azalması, takım üyelerinin bilgiye eşit ulaşımını, nüanslı bilgi aktarımını, durum ve takım farkındalığı geliştirmelerini güçleştirebiliyor. Bizler, hem fiziki mekan olanaklarının hem de dijital olanakların etkinliğinin artırılması ile durum farkındalığını, gözlem ufkunu, bilgiye eşit erişimi ve bilginin işlenmesini sağlayan unsurlarda yaşanan kayıpların telafi edilmesi gerektiğini düşünüyoruz.
Emre Kuzlu: Yeni çalışma ekosisteminde fiziksel mekanın tasarımı da çevik olmalı, yani ofisler hem geniş katılımlı hem de küçük gruplar halinde çalışmaya olanak sağlamalı. Kullanılan renk ve dokular insanları mekanla ve birbirleriyle etkileşime girmeye teşvik etmeli. Dijital uygulamlarla desteklenen rahat oturma alanları ve hareketli mobilyalarla donatılmış uyarlanabilir, esnek ve günlük kullanıma uygun mekan kurgusu aynı zamanda, atölye, etkinlik ve toplantı gibi fonksiyonlar için de kullanılabilir. Daha fazla mahremiyet gerektiren durumlar için ise ses yalıtımı düşünülmüş ergonomik alanlar oluşturmak gerekiyor. Bu alanların rezervasyonu için dijital uygulamalar geliştirilerek, planlama sürecinin sürtünmesiz bir biçimde gerçekleşmesi sağlanabilir.
Uzaktan çalışma sistemine geçiş “bireyselleşme” trendini de hızlandırdı. Çalışanların bireysel gelişimine de destek olmak için ne gibi politikalar geliştirilmeli?
Tutku Coşkun: Araştırmalarımız iş yerinde geçirilen zamanın ve fiziksel koşulların sağladığı etkileşim, sosyalleşme ve gelişim olanaklarının zayıflamasının, iş yerinin “kendini gerçekleştirme” ve “yaşam” alanı olmaktan uzaklaşmasına neden olduğunu gösteriyor. Salgından önce de hemen hepimiz, ofisler ve ofis yaşamıyla ilgili geliştirilmesi ve değiştirilmesi gereken birçok nokta olduğunu düşünüyorduk. Farklı çalışma formlarına ve tempolarına uygun koşullar bulmanın zorluğu ve ofis koşullarının yaşamlarımızın hareketliliği ve sağlığı ekseninde düşünüldüğünde fazlasıyla sıkışık, yoğun ve katı olması ortak sorunlarımız arasındaydı. Üstelik işveren politikalarında ofis çalışmasının ve mesaisinin tartışılmaz bir koşul olarak ele alınması, ekonomi, insan ve toplum yaşamının dinamik yapısına ve değişkenliğine uymuyordu. Ancak aynı zamanda, ofisler sağladıkları fiziksel bağlam ve sosyal imkanlarla iş yaşamımız için vazgeçilmez sayılabilecek temasları, bağları, ilişkileri ve güveni kurmayı mümkün kılıyor. Salgın deneyimi ve sosyal izolasyon bu ilişkilerin ve toplumsal yaşamın vazgeçilmezliğini de görmemizi sağladı. Dolayısıyla bizler çalışma yaşamlarımızı bireysel yaşamlarımızı kısıtlayan değil, esnek, ilham verici, kolaylaştırıcı ve zenginleştirici bir platform olarak yeniden hayal etmemiz gerektiğini düşünüyoruz.
Kurumların takım etkileşimlerinin azalması ile birlikte işin ‘bireysel görev’ler haline gelmesi konusunda da dikkatli olması gerektiğine inanıyoruz. İşin bireysel görevler portföyü haline indirgenmesi ve iş tanımının daralması, işe ait sorumluluğun da daralması ve dağıtılması anlamına gelebilir. Bu da çalışanların işlerinin bütününden, amacından ve sonucundan uzaklaşmalarına neden olabilir. İşlerin görevleşmesinin yarattığı ikinci risk ise, çalışanların işleriyle arzu üzerinden ilişki kurmalarının güçleşmesi. İşin geniş bağlamını, etkisini ve sonucunu görmekten uzaklaşan çalışanlar kendi arzuları, değerleri ve görüşleri ile işleri arasındaki bağı kurmakta zorlanmaya başlıyorlar. Bu etki genç nesil çalışanlarda daha belirgin hâle geliyor.
Yeni çalışma modelleriyle çalışma saatlerinin kullanımı da oldukça değişiklik göstermeye başladı. Şirketler bu konuda çalışanlara nasıl fırsatlar sunabilir?
Tutku Coşkun: Uzaktan ve hibrit çalışma partikleri, somut çıktısı ve net bir zaman planı olan iş aktivitelerinin daha yüksek otonomi ile yapılabildiğini hepimiz için görünür hale getirdi. Görevin net olduğu, sık ve karmaşık iletişim gerektirmeyen, takım etkileşiminin sınırlı veya planlı olduğu görevler için çalışma zamanının da çalışan tarafından belirlenmesinin uygun olduğunu düşünüyoruz. Ancak sık, yoğun, sofistike ve karmaşık nitelikte bilgi aktarımı gerektiren, farklı roller arasında etkileşimin fazla olduğu, görevin net, standart veya rutin olmadığı hallerde çalışanların farklı saatlerde çalışmasının güçlük yaratacağı görüşündeyiz.
Ekip çalışmalarında etkileşimi kaybetmemek adına uzaktan bir sistem yaratmak mümkün mü?
Tutku Coşkun: I-am ve FutureWise olarak bu konuya yaklaşımımızı “aktivite bazlı çalışma modeli” olarak tanımlamak mümkün. Bizim kurumlara tavsiyemiz, görev portföylerindeki fiziki ve takım etkileşiminin gerekli olduğu iş aktiviteleri için “ofis anları” oluşturmaları. Kurumların özellikle stratejik karar alma, yaratıcılık veya etkili takım koordinasyonu gerektiren iş aktiviteleri için fiziksel birlikteliği tercih etmeleri ve sürdürmeleri gerektiğini düşünüyoruz. Planlı, rutin, öngörülebilir, belirsizlik taşımayan, tekrarlayan veya çıktısı net olan iş aktiviteleri için ise uzaktan çalışma koşullarının ve teknolojilerinin daha elverişli olduğu düşüncesindeyiz.
Sektörleri ve çalışanları için en uygun çalışma modelini tasarlaması gereken yöneticiler, yönetim stillerinde ne tür değişikliklere gitmeli?
Tutku Coşkun: Kurumların ve yöneticilerin uzaktan ve hibrit çalışma uygulamalarından önce benimsedikleri yönetim stilleri ve pratikleri ağırlıklı olarak izleme, gözleme, denetleme ve yönlendirme fonksiyonları üzerine kuruluydu. Yöneticiler büyük ölçüde çalışanların ofiste, masa başında veya toplantılarda geçirdikleri mesaiyi gözleyerek performans yönetimi yapıyorlardı. Yakın fiziksel temas, çalışanlara kurumun ve yöneticinin beklentilerini ve kurum kültürünü aktarmak ve belirli türde davranışlar göstermelerini sağlamak açısından da kolaylıklar sağlıyordu. Ancak uzaktan ve hibrit çalışma modelleri bildiğimiz yönetim stillerinin sınanmasını ve geçerliliklerinin gözden geçirilmesini zorunlu kıldı.
Biz çalışanların kendi zamanları üzerinde yetki ve irade sahibi olmalarının sağlanması ve aynı zamanda yarattıkları sonuçların ve katkıların görünürlüğün artırılması gerektiğini düşünüyoruz. Bunun için de yeni nesil yönetim stillerinin uygulanması gerektiği görüşündeyiz. Yeni yönetim stillerini üç ana tema etrafında düşünmeyi öneriyoruz: Yetkilendirme ve güçlendirme, sonuçla yönetim ve sosyal izolasyonu önleme ve bağ kurma.
Uzaktan ve hibrit çalışan ekiplerin izleme, gözleme ve denetimden ziyade, yönlendirme ve destekleme hedefine odaklanan bir yönetim stiliyle etkin bir şekilde yönetilebileceği düşüncesindeyiz. Yeni yönetim biçimlerinin yöneticilerin ve çalışanların karşılıklı güveni üzerine inşa olması için yöneticilerin detayları yönetmek yerine, daha çok yetki ve sorumluluk paylaşması gerektiğini düşünüyoruz. İşin nerede ve ne zaman yapılacağına ilişkin tercihlere göre artan şekilde hibritleşen iş gücünün “ne yapacağı” üzerindeki kontrolü de giderek artacak. Ancak bunun sağlanması için yöneticilerin yapılacak işlere ilişkin direktifler vermek yerine, beklenen sonuçları netleştirmeleri ve açıklamaları gerekecek. Yöneticilerin takım üyeleri arasında sosyal etkileşimi sağlayarak sosyal izolasyon duygusunu kontrol almaları da gerekiyor. Sosyal bağların gelişmesinin fiziksel mekanların sağladığı hemzemin olma duygusu ile yakından bağlantılı olduğunu hatırlayarak, özellikle sosyal etkileşimler için yüz yüze temasların seçilmesinin doğru olacağını düşünüyoruz.
