Uluslararası bir hızlı tüketim ürünleri şirketi Türkiye’deki satış ve dağıtım faaliyetlerini 195 distribütörle gerçekleştiriyordu. Şirket, sürdürülebilirlik hedefleri kapsamında bu distribütörlerin satış ve dağıtım faaliyetlerini kolaylaştırmak, bu büyük organizasyonu tek elden yönetebilmek ve bu süreçte maliyet tasarrufu etmek istiyordu. Malzeme yönetimi, satın alma, satış-dağıtım, finans, genel muhasebe modülleri bulunan ve diğer sistemlere entegre edilebilen bir çözünün devreye alınmasıyla her distribütörün kendi lokasyonunda bir sunucu bulundurması ihtiyacı ortadan kaldırıldı; böylelikle hem şirketin hem de distribütörlerinin sunucu yatırımları, bakımı ve desteği gibi maliyetlerinde büyük ölçüde iyileştirme sağlandı. Bu çözümün açık kaynak kodlu çözümlerle lisans maliyetlerini düşürme, merkezi veri yönetimi sağlama, distribütörlerin saha operasyonlarında kolaylık sunma ve e-Fatura ve e-Defter entegrasyonuyla muhasebe işlemlerinde kolaylık sağlama gibi pek çok etkisi oldu.

İleri teknolojinin bize getirdiği iş yazılımları (Enterprise Software) dediğimiz ERP, İK, iş analitiği, iş akış yönetimi çözümlerinin kolaylık ve hız sağladığı su götürmez bir gerçek. Gözden kaçırılabilecek bir nokta ise dijitalleşmenin sosyal, çevresel ve yönetişimsel etkileriyle birlikte sürdürülebilir kalkınmayı desteklediği. İş yazılımları kaynakların verimli kullanımı ile karbon ayak izini azaltmaya olanak sağlar. Hatayı azaltıp, iş ve insan gücünü etkin kullanmayı sağladığı için yakıt, kâğıt, su, ürün zayiatı gibi çevreyi etkileyecek kayıpların önüne geçilmesinde önemli rol oynar. Aynı zamanda izlenebilirliği sağladığı için kayıpların, doğal kaynak tüketiminin ve çevresel etkilerin azaltılmasına destek olur. Etkin veri yönetimi ile finansal sürdürülebilirliğe sunduğu katkıyla da yönetişimsel alanda da şirketlere katma değer sağlar. Peki, iş yazılımlarının sürdürülebilir kalkınma hedefleri yolunda şirketlere nasıl destek olur?

ERP ile Sürdürülebilirlik

ERP aslında sürdürülebilirlik konusunda son derece etkin bir araç olma potansiyeline sahip. Eskiden büyük işletmeler sürdürülebilirlik alanlarının hepsine odaklanmak istediğinde tek çare birden çok özel yazılımı devreye almaktı. Ancak bu tür çoklu yapılar, entegrasyon problemleri yaşanması veya içlerinde yönlendirici yapılar bulunmaması nedeniyle verimliliği destekleyici yapılar değiller. İşletme için gerekli özelliklerin tümünü bünyesinde barındıran tek bir özel yazılım bulmak ise oldukça zor. Yeni nesli ERP programları ise özel yazılımlara manuel olarak girilmesi gereken verilerin birçoğunu halihazırda barındırıyor ya da küçük geliştirmelerle barındırabilecek duruma gelebiliyor. ERP, uçtan uca süreç yönetimi gerektirdiğinden işletmelerin veri yönetiminde veriler arası ilişkileri kolayca kurmaya imkân tanıyor. Sürdürülebilirliğe bütünsel ve ilişkisel yaklaşıyor.

ERP yazılımlarına sosyal, çevresel ve yönetişimsel sürdürülebilirlik açısından bütünsel bir bakışla yaklaşılmalı. Yani bu yazılımları değerlendirirken, işletmenin hem finansal hem de finansal olmayan süreçlerinin sürdürülebilirlik açısından nasıl gözetebileceğinin, ne gibi araçların buna imkan vereceğinin, ya da mevcut araçlara eklenebilecek hangi fonksiyonların bunu sağlayacağının aktif olarak gündemde tutulması gerekir. ERP çözümlerinin üretim planlama ve finansla ilişkili araçları temel olmak üzere birçok özelliğinde sürdürülebilirlik etkisinin olduğundan emin olmalı. Ek olarak sürdürülebilirlik hedefleri doğrultusunda karbon ayak izi hesaplaması, geri kazanım katılım payına (GEKAP) ilişkin raporlar, planlı bakım ve arıza adetleri, basım, kaynak tüketimine etki yönünde raporlamalar, e- atık dönüşüm oranı ve miktarı, fire oranı raporları gibi çeşitli kayıtların raporları alınabiliyor olması işletmelerin faydasına olur. Böylelikle işletmeye kaynakların sosyal, çevresel ve yönetimsel çıktılarına göre etkili yönetilmesine imkân verir.

Dijital deneyimlerle şeffaf İK uygulamaları

İnsan kaynakları süreçlerinin dijitalleşmesiyle çalışan deneyimi dönüşüyor. Çalışanın şirketle ilk teması olan iş başvurusu ve mülakatlarından işe alım sürecinin tamamlanmasına ve onboarding süreçlerine kadar pek çok adımı dijitalleştirmek kaynak ve zaman tasarrufu getirdiği kadar çalışan deneyimine yeni katmanlar eklemek için güzel bir fırsat. Bu dijital deneyim, kariyer döngüsü boyunca eğitim, performans ve kariyer yönetimine kadar geniş bir perspektifi kapsıyor. İK yönetimi şeffaf ve etkileşimli hale gelmesi hem çalışan-yönetici iletişimi güçleniyor hem çalışan bağlılığını artıyor. Mutlu çalışanlar şirket sirkülasyon oranının azaltıyor.

Optimum depolama ve ‘0’ insan hatası

Depo yönetimi sistemlerinin hayati rolü sürdürülebilirliği garanti etmektir. Tüm depo hareketlerinin dijitalleştirilmesiyle süreçleri hızlandırıyor. Aynı zamanda insan gücü ile gerçekleşen tüm işlemlerde, iyileştirilmesi öngörülen veya gözden kaçabilecek tüm noktaları kontrol ederek depo süreçlerini iyileştiriyor. Maksimum kullanım için optimum depolama alanına dair öngörü sağlıyor.

4.500 metrekarelik kapalı deposunda 3.000 çeşit ürünü yöneten bir yedek parça firması hatalı ürün sevkiyatlarını ortadan kaldırma, ürünlerin raflarını kolayca tespit ederek iş süreçlerini hızlandırma, stok rezervasyonlarını otomatik hale getirmek ve depo personelinin iş yükünü hafifletmek istiyordu. Depo yönetim sistemlerini devreye alan şirket, bu sayede depo süreçlerinde verimliliğini yüzde 50 artırırken iş gücünden de yüzde 30 oranında tasarruf sağladı. Bununla kalmadı, el terminalleri sayesinde ürün toplamada yüzde 70 zaman tasarrufuna ulaştı. Karma koli süreçlerinde yüzde 100 gibi yüksek bir oranda hızlanma sağladı ve çalışanlardan bağımsız sistem kurdu. ERP entegrasyonuyla daha doğru verilerle stok ve depo yönetimi yapmaya başladı. Stok kontrolünde yüzde 50 verimlilik artışı, sayım sürelerinde yüzde 20 kısalma ve insan kaynaklı hataların ortadan kalkmasıyla daha yüksek düzeyde müşteri ve çalışan memnuniyetine ulaştı.

Kültür değişiminin getirdiği verim

İş akışı yönetim sistemleri, operasyonların yürütülmesi üzerinde doğrudan bir etkiye sahip oldukları için şirket kültürünü önemli ölçüde dönüştürebiliyor; şirketin müşteri odaklılığını, esnekliğini ve kalite odağını geliştirerek olumlu yönde değişimi teşvik ediyor. İç süreçlerindeki muğlak alanlar operasyonlarda ciddi gecikmelere yol açabiliyor. Halbuki kâğıt üzerinde yürütülen iş akış uygulamalarının elektronik ortama taşınmasıyla, süreçlerin sorunsuz işlemesini ve kullanıcıların zaman, iş gücü tasarrufu etmelerini sağlamak mümkün.

İstanbul’da faaliyet gösteren büyük bir AVM, kuruluşundan itibaren sürekli artan iş hacmini daha etkili yönetmek ve iş süreçlerini daha verimli hale getirmek için bir çözüm arıyordu. Özellikle satış, finans, muhasebe ve satın alma gibi süreçlerin tamamen entegre bir şekilde yürütülmesini hedefliyordu. Bu doğrultuda faaliyete alınan ERP sistemiyle süreçlerin tamamının entegre edildiği bir yapı oluşturdular ve AVM bünyesinde konsolide raporlar alınmaya başlamasıyla iş yükünün azalması sonucunda yüzde 40’a varan zaman tasarrufu sağlanmış oldu. Dinamik kodlama sayesinde sistem üzerinde ek kontroller geliştirilerek hatalar en aza indirildi. Ayrıca e-Dönüşüm süreciyle birlikte basılı faturalardan kaynaklanan kâğıt ve kargo gibi giderleri büyük ölçüde azaltılmış oldu.

Veri yönetişimiyle daha iyi kararlar

İş analitiği çözümleri veri yönetişiminin sağlanmasına büyük katkı sağlar. İşletmenin operasyonları sırasında oluşan, fakat tek başlarına bir anlam ifade etmeyen veri yığınları, iş analitiğinin getirdiği analiz özelliği sayesinde anlamlı ve faydalı bilgilere dönüşür. Bu da hem tüketici davranışlarını anlamak hem de kurumsal performansı değerlendirmek açısından büyük önem taşıyor. Ayrıca bu araçlardan elde edilen içgörüler, daha verimli karar alınmasını sağlar ve şirket performansını arttırır.

Türkiye’nin en değerli yayınevlerinden biri sistemlerinde oluşan büyük miktarda veriyi anlamlı bilgilere ve analizlere dönüştürmek istiyordu. Raporlama için harcanan zamanı kısaltarak bu zamanı operasyonel işlere aktarabilmek ve daha sağlıklı gelecek planları yapabilmek de hedefleri arasındaydı. Bu kapsamda hayata geçirdiği iş analitiği çözümü sayesinde istenen detayda ve görsellikte raporlama yapabilmeye başladı ve karar alma süreçlerini hızlandırmış oldu. Yayınevi artık geçmiş dönem raporlarını aynı ekranda görebiliyor, böylelikle geleceğe ilişkin daha sağlıklı kararlar alabiliyor. Finansal analizlerde ise yüzde 98 doğruluk oranına ulaşmış duruma geldi.

Dijitalleşme sosyal, çevresel ve yönetişimsel alanda getirdiği iyileştirmelerle doğru kararların hızla verilmesini, doğru adımların ivedilikle atılmasını teşvik eder. Geçmişi olduğu kadar, şimdiyi ve geleceği daha iyi anlamlandırmamızı sağlar. Dolayısıyla iş yazılımları aslında sürdürülebilir kalkınma hedefleri yolunda bize destek olur. Ürettiği çözüm ve inovasyonlarla Türkiye’de yazılım sektörünün yenilikçi markası Logo, dijitalleşme alanındaki hizmetleriyle iş dünyasının sürdürülebilir bir ekonomik model geliştirmesine katkı sağlıyor. Organizasyonunuzun ihtiyaç duyduğu iş yazılımlarını keşfetmek için Logo'nun web sitesini ziyaret edebilirsiniz.